У роботі трапляються порушення дисципліни. Пояснювальна записка — це офіційний спосіб сповістити начальника про провини або події. Як правильно її оформити?
Що таке пояснювальна записка і навіщо вона потрібна
Як роз’яснює фахівець із трудових питань Галина Дурановська, пояснювальна записка використовується в тих випадках, коли необхідно описати та пояснити якісь дії, факти чи події. В основі пояснювальній, як правило, лежить елемент провини співробітника.
Найпоширеніший вид пояснювальної записки — внутрішня. У ній співробітник описує свої вчинки. У той же час є і зовнішня пояснювальна записка. У ній керівник, відповідальний за дії підлеглих, описує вищестоящому керівництву їхню поведінку.
Як правило, причина написання пояснювальної записки — це факти або дії, за які співробітник може або повинен нести відповідальність. Тому видання Letters акцентує увагу на найважливішому правилі, якого слід дотримуватися при написанні пояснювальної: будьте правдиві, щоб не опинитися у скрутному становищі. Оскільки є факт досконалої провини, максимальна чесність і відкритість, готовність спрямувати свої дії на якнайшвидше виправлення ситуації сприятимуть мінімізації наслідків для співробітника. /onlinetv.if.ua/wp-content/uploads/nk/1121/737f74b0b4eb2512.jpeg”>
Написання пояснення — це частина передбаченого трудовим законодавством процесу притягнення співробітника до дисциплінарної відповідальності. Відповідно до п. 2 ст. 65 Трудового кодексу РК, до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець зобов’язаний зажадати від працівника пояснення в письмовій формі на паперовому носії, у формі електронного документа, засвідченого за допомогою електронного цифрового підпису, або в електронному вигляді із забезпеченням авторизації, ідентифікації працівника.
Працівник зобов’язаний подати пояснення протягом двох днів. Прострочення або відмова від надання пояснень за фактом дисциплінарної провини оформляються актом, що тільки збільшує ймовірність отримання стягнення.
Не слід плутати пояснювальну з доповідною запискою. Доповідна записка складається ініціативно самі співробітником чи за вказівкою керівника. Вона спрямована на висвітлення різноманітних виробничих процесів та проблем з ними, в ній можна висловити незгоду з діями інших співробітників або керівництва.
На відміну від пояснювальної записки, доповідна не стосується питань якогось правопорушення з боку заявника. У доповідній можете описувати, наприклад, неможливість своєчасного виконання роботи через простої через постачання контрагентом сировини неналежної якості.
Як правильно написати пояснювальну
Як писати пояснювальну записку? Сайт Indeed дає загальні рекомендації щодо пояснення:
- Виберіть форму листа. Як правило, пояснювальна пишеться співробітником від руки на аркуші або спеціальному бланку. Стиль залежить від форми спілкування в робочому середовищі, субординаційних чи партнерських відносинах, але він має бути максимально діловим.
- Поясніть ситуацію. Детально опишіть ситуацію, обставини та супутні фактори. Вибудовуйте структуру документа так, щоб послідовно описати відповіді на питання, що сталося, як це сталося, чи сприятливі фактори, якою є поточна ситуація.
- Візьміть на себе відповідальність. Здатність відповідати за свої дії демонструє, що ви порядний і відповідальний фахівець. Не перекладайте відповідальність на третіх осіб, це може бути негативно сприйнято. Вкажіть, як плануєте запобігти повторенню ситуації, пропонуйте шляхи її виправлення.
Як писати пояснювальну на роботі? Використовуйте діловий стиль. Лаконічно, але ємно опишіть суть подій, що відбулися, свою роль у них, ступінь відповідальності, наслідки, а також виконані дії щодо зменшення рівня негативних наслідків. Хоча пояснювальну пишуть у вільній формі, бажано все ж таки використати звичну форму ділового документа. Заповніть «шапку» в кутку (адресат та адресант), по центру озаглавте тип документа, додайте короткий опис-тезу, викладіть коротку суть, проставте дату та підпис.
***
Директору ТОВ « Інженерія»
Садикова Н. К.
Завідувача департаментом поставки
Іскакова М. М.
Пояснювальна записка
про запізнення на роботу 30.05.2023 р.
Усвідомлюю, що я повинен був оглянути ТЗ до початку руху. Повернення до гаража, заміна спущеного колеса зайняла час, тому я запізнився на роботу. Надалі таке не повториться.
30.05.2023 р. / Підпис
***
Необхідність написати пояснювальну може виникнути не лише на підприємстві, а й у навчальному закладі. Як писати пояснювальну школу? Пояснювальну може писати дитина, коли потрібно пояснити скоєння провини, і батько дитини, щоб, наприклад, пояснити причину відсутності дитини на школі. Необхідно максимально дотримуватись ділового стилю.
***
Класному керівнику 5-А класу школи № 55
Ібрагімової А. Є.
Болат Світлани Андріївни
Пояснювальна записка
Моя дочка, Болат Надія Олексіївна, була відсутня на заняттях 11 травня 2023 року через відвідування стоматолога.
12.05.2023 р. / Підпис
***
Дотримання форми та стилю необхідні для виконання вимог діловодства. Своєчасно подана та аргументована пояснювальна допоможе не лише уникнути стягнення або знизити його суворість, а й оперативно запобігти негативним наслідкам, спричиненим подіями чи провинами.
Пояснювальна записка складається у разі пригод чи провин. Заявник несе відповідальність за ситуацію, що склалася. Тому максимальна чесність, правдивість зіграють йому на руку.
