Як все встигати: 10 порад щодо оптимізації часу

Оптимізувати робочий день і не страждати від рутинних питань — головний принцип тайм-менеджменту. Як усе встигати? Поради дають інтернет-видання Slack, Рroduct Рlan та експерт Ліан Вандерс.

Як розподілити час, щоб усе встигати? Починайте день з приємних справ, прокидайтеся раніше, плануйте справи на кілька днів вперед, розставляйте пріоритети, встановіть дедлайн, спростіть важливість завдання, приберіть відволікаючі фактори, заохочуйте себе, розкладіть все по поличках, використовуйте час раціонально, виділіть час на відпочинок, позбудьтеся , працюйте у продуктивний час.

Починайте ранок із приємних стимулів

Встановіть для себе зручний час для ранкового підйому. Це не означає, що вставати треба ні світло ні зоря. Враховуйте коли починається робочий день, щоб мати в запасі 3 години вільного часу. За цей час встигнете прокинутися, поснідати та виконати дрібні побутові завдання. Це створить гарний настрій і стане позитивним поштовхом для продуктивного дня. Починайте ранок, поєднуючи приємне з корисним. Помедитуйте, зробіть пару асанів йоги, попередньо капнувши в дифузор пару крапель апельсинової або розмаринової олії, поснідайте, зробіть записи в щоденнику або послухайте музику.

Плануйте справи заздалегідь

Ідеальним варіантом стане планування справ на кожен день. Не бійтеся витратити 10-15 хвилин, щоб скласти список справ. Включайте в нього тільки те, що справді встигнете зробити за день. Психолог Ліан Вандерс радить перевіряти свій календар перед сном і насамперед, коли прокидаєтеся. Завжди тримайте календар під рукою та полюбіть процес планування.

Як усе встигати по дому? Складаючи список справ на день плануйте не більше 9 пунктів. Справи вибудовуйте у міру їхньої важливості. Скористайтеся матрицею американського президента Ейзенхауера, як рекомендує журнал Рroduct Рlan. Намалюйте квадрат із чотирьох осередків, на осі X якого позначені «Терміново» та «Не терміново», а по осі Y — «Важливо» та «Не важливо». Потім згрупуйте справи зі списку квадратів.

Відмовтеся від другорядних справ, якщо у списку стоїть завдання, що потребує багато сил і часу. Поставте її на перше місце і зосередьтеся на виконанні.

Встановіть дедлайн

Як усе встигати жінці? Використовуйте правило двох хвилин. Правило передбачає вирішення дрібних завдань за 2 хвилини без відкладення потім. Відповідайте на телефонний дзвінок або лист, вносите дрібні правки до проекту, наводьте порядок на робочому столі, робіть правки за 2 хвилини. Якщо справа займає більше часу, підходьте до виконання реалістично, враховуючи форс-мажор і відпочинок.

У кожної людини одне й те саме завдання займає різну кількість часу. Все залежить від вправності, навичок та складності процесу. Наприклад, у домашніх справах у мами все горить у руках, а донька прибирає в будинку півдня.

Їжте «слона» по шматочках

Розбивайте великі завдання на блоки. У щоденному списку справ можуть з’явитися завдання, які потребують часу та певних зусиль для виконання. Відразу розділіть їх на дрібні кроки, і складна справа стане цілком вирішальною.

Робочий або домашній проект вимагає відповіді на 5 питань: навіщо, що, хто, коли і як. Важливо зрозуміти мету проекту, його складові, для кого він робиться, з ким розділити роботу, коли він має бути виконаний та яку користь принесе. Чітко сформульоване завдання – це вже половина успіху. Визначте, хто та яку роль у реалізації проекту відіграє. Зв’яжіться з учасниками та надайте завдання. Проконтролюйте виконання та результат.

Приберіть відволікаючі фактори

Інтернет-портал Slack радить відстежувати, на що витрачаєте свій час, щоб визначити фактори, які заважають досягти поставленої мети.

Позбуйтеся всіх відволікаючих чинників. Закрийте всі вкладки на комп’ютері, крім тих, що потрібні. Увімкніть на телефоні режим “Не турбувати”. Це нормально не відповідати одразу, коли вам хтось пише чи дзвонить. Можна виділити спеціальний час на керування своїми повідомленнями, наприклад, займатися листуванням у соцмережах 30 хвилин вранці та 15 хвилин після вечері.

Заохочуйте себе

Створіть собі гарний настрій і задовольніть Его, якщо вас не оцінили оточуючі. Якщо рутинні відносини затягують, поміняйте їх місцями у графіку. Зробіть те, що точно вийде та підніме настрій. Потім поверніться до нудних і неприємних занять. Впевненість у своїх силах допоможе подолати нерозв’язні проблеми.

За кожну виконану роботу протягом дня заохочуйте себе чашкою кави, купіть собі морозиво або прогуляйтеся парком. Знайдіть час обміркувати наступні завдання та подякувати самому собі за вже вирішені питання. Правильна самооцінка дає мотивацію для подальшої продуктивної діяльності.

Використовуйте час раціонально < /h2>

Багатозадачність шкідлива, тому що наш мозок дуже не любить відволікатися. Навіть один погляд на повідомлення в телефоні порушує робочий стан, збиває і на відновлення йде не менше 15 хвилин.

Бажання все встигнути призводить до спроби поєднати одне завдання з іншим. Наприклад, слухати лекцію та одночасно робити фінансовий звіт. У результаті лекція стане просто тлом, а звіт затягнеться на кілька годин. Це нераціональна витрата тимчасових ресурсів.

Навчіться говорити ні і сконцентруйтеся на виконанні конкретного завдання, яке потребує уваги, сил і часу. Щоб не заробити собі негативний імідж у колег та рідних, пообіцяйте свою допомогу за деякий час. Можете просто відвести у своєму робочому графіку 1:00 на вирішення несподіваних проблем.

Виділіть час на відпочинок

Кожен день виділяйте час для приємних занять та відпочинку. Це допоможе позбавитися відчуття меж, в які вас заганяє щоденний графік. Знайдіть такий час, коли від вас взагалі нічого не потрібно. Використовуйте для прогулянки на свіжому повітрі, спілкування з другом, походу в кіно або перегляду цікавої телепередачі.

Будьте уважні до себе та тих, кого любите. Зберігайте баланс між роботою та особистим життям. Не витрачайте час відпочинку на марні та шкідливі заняття. Краще включіть до свого порядку фізичні вправи, прогулянки, спілкування з приємними людьми. Це допоможе зняти втому та напругу.

Звільніться від стресу

Щоденні справи не стануть рутинними і не будуть забирати останні сили, якщо робити їх із задоволенням та азартом. Для цього потрібно відмовитися від усіх подразників та навчитися захищати себе від зовнішніх факторів.

При правильному погляді на поточні проблеми стресові ситуації взагалі зникнуть із вашого життя. Змінюйте квартиру, якщо добиратися на роботу дуже складно. Поспілкуйтеся з роботодавцем та перейдіть на віддалену роботу. Якість виконаних завдань і задоволення від роботи від цього тільки покращиться. зняти з себе вантаж стресу. Секрет у тому, щоб вирішувати проблеми поступово: спочатку внесіть видимі зміни, які додадуть вам імпульс, потім змініть свою точку зору, створіть систему, яка спростить завдання, та отримайте допомогу від оточуючих.

Працюйте у продуктивний для вас час

Люди діляться на «сов» і «жайворонків», тому рано-вранці продуктивно працювати можуть далеко не всі. Визначте, у який час доби ваш мозок працює найактивніше. Зробіть ту саму роботу в ранковий час з 8.00 до 11.00, які вважаються найпродуктивнішими. Потім перенесіть завдання на другу половину дня та порівняйте результати.

Обговоріть свою продуктивність із посібником. Складіть свій графік роботи так, щоби бути максимально ефективним.

Плануйте свій час грамотно, тоді все встигатимете і залишиться час для себе і своєї сім’ї. Складайте планування на день, тиждень, місяць і навіть рік. Тоді тайм-менеджмент буде успішним, а виконання завдань – якісним.