Чек-листи використовуються щодня та повсюдно. Контрольні списки допомагають не забути купити кетчуп і навіть посадити літак, що горить. Як скласти гарний чек-лист?
Сутність чек-листа і для чого він потрібен
Що таке чек-лист? За визначенням Checkify, чек-лист, або контрольний список, це перелік завдань або цілей, які необхідно виконати. Простіше кажучи, чек-лист – це список кроків, які потрібно зробити для вирішення завдання. По суті, чек-листи – це шаблони, призначені для виконання операцій, перевірки набору критеріїв або компіляції даних організованим та структурованим чином.
Їх можна використовувати в будь-якій сфері, наприклад, для приготування страви вдома можна скласти список продуктів. Суворі та формальні контрольні списки використовують і у професійній діяльності. Наприклад, їх широко застосовують у цивільній авіації кожному етапі від передпольотної підготовки до посадки. Це допомагає пілотам серед потоку інформації та безлічі процесів, яким потрібно приділити увагу, нічого не забути.
Як виглядає чек-лист? Чек-лист, як правило, виглядає як великий нумерований або маркований список із заголовком. Елементами списку можуть бути етапи робочого процесу, перелік питань або перелік речей для покупки. Елементи розбивають по розділах або додають субелементи, як підзавдання або роз’яснення процесу. При цьому сам контрольний список може бути оформлений у будь-якій формі, але важливо, щоб людина, яка проходить, могла відзначати виконані елементи списку.
У чому користь і недоліки чек-листів
Контрольні списки переважно корисні, адже всі щось забувають і роблять помилки. Однак їх переваги розкриваються лише за відповідального підходу до етапу складання чек-листа. Ресурс ACCA Global до переваг чек-листів відносить такі моменти:
- Допомагають згадати, що потрібно зробити.
- Дозволяють точно дотримуватися контрольного списку, щоб без помилок виконати поставлене завдання.< /li>
- Дають можливість адаптувати список до своїх обставин та психології.
- Конкретизують кроки на шляху виконання завдання та мети.
- Полегшують делегування завдань.
При складанні чек -Листа слід враховувати тимчасові витрати. Не варто витрачати півгодини на складання контрольного списку для двадцятихвилинної разової задачі. Процес складання чек-аркушів повинен відповідати процесам, які він супроводжуватиме.
Види чек-аркушів
Неможливо перерахувати всі види чек-аркушів. Кожна людина може вигадати свій вид контрольного списку для необхідних їй потреб. В той же час Template виділяє найпоширеніші види чек-листів: Бухгалтерський. Бухгалтерський контрольний список є інструментом, який допомагає тримати фінанси в порядку. Це є корисним для всіх видів бізнесу, а також при контролі за сімейним бюджетом.
Часто чек-лист виручає мандрівників. Непогано заздалегідь написати на папері перелік усіх речей, які необхідно взяти з собою, та скласти перелік обов’язкових дій перед від’їздом (викинути сміття, перекрити воду).
Як правильно скласти чек-лист
Як пишеться чек-лист? Домашні контрольні списки можна писати як завгодно. Для створення переліку серйозних процесів необхідно дотримуватись певних правил. Про такі ключові моменти розповідає EdrawMax:
- Створюйте прості описові пункти. Кожен пункт має бути максимально доступним для сприйняття та використання, обмежуватись лише описом, без узагальнень, оцінок, висновків. Створюйте прості кроки, які доступно та зрозуміло нагадують користувачеві, що потрібно зробити далі.
- Організуйте елементи за категоріями. Створіть розділи контрольного списку, над яким працюєте, згрупувавши пункти групи. Це допоможе швидко перемикатися між різними частинами та миттєво знаходити те, над чим працюєте на даному етапі.
- Зробіть кожен елемент чітким, ясним і здійсненним. Розбивка більш дрібні завдання значно спрощує роботу з контрольним списком. Коли позиції в чек-листі розмиті чи невизначені, відзначаючи галочкою черговий виконаний пункт, не можна бути впевненим на 100%, що виконали завдання саме так, як потрібно.
Важливо враховувати, що підготовка та створення дійсного доброго та корисного контрольного списку — це розтягнутий у часі процес. Не складайте чек-аркуш за один раз. У міру створення чек-листа будуть з’являтися нові і нові ідеї, які можна включити до конкретного контрольного списку. Дайте почитати чек-лист комусь іншому і переконайтеся, що його формулювання прості і зрозумілі.
Правильно складений чек-лист допоможе реалізувати всі передбачені етапи будь-якого процесу. Хороший список повинен складатися з максимально простих, зрозумілих та виконуваних елементів. Якщо складали список не самі, а використовуєте вже готовий, переконайтеся, що розумієте всі його пункти, а потім приступайте до виконання.
